KROTKA
enStrona główna

W jakiej formie zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych?

Stan prawny i aktualizacja: 2026-10-10

Krótka odpowiedź

Umowę powierzenia przetwarzania danych zawiera się na piśmie, przy czym RODO wprost dopuszcza formę elektroniczną (art. 28 ust. 9). Wystarczy więc dokument w formie elektronicznej, np. podpisany elektronicznie, zaakceptowany w systemie dostawcy lub włączony do regulaminu usługi, o ile jest utrwalony i zawiera wszystkie elementy z art. 28 ust. 3.

Informacja ogólna według stanu prawnego na 2026-10-10, nie porada prawna.

Co mówi RODO

Art. 28 ust. 3 wymaga, aby przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywało się na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, który wiąże go i administratora. Art. 28 ust. 9 stanowi, że umowa ta ma formę pisemną, w tym formę elektroniczną. RODO nie wymaga podpisu odręcznego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dopuszczalne sposoby zawarcia

  • osobny dokument podpisany odręcznie lub elektronicznie;
  • umowa powierzenia jako część regulaminu lub ogólnych warunków, akceptowana przy zakładaniu konta;
  • akceptacja wzoru dostawcy (DPA) w panelu usługi, z możliwością pobrania i zapisania treści.

O co zadbać niezależnie od formy

Forma elektroniczna nie zwalnia z treści: umowa musi określać przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych i kategorie osób oraz obowiązki podmiotu przetwarzającego z art. 28 ust. 3 lit. a–h. Warto też móc wykazać, która wersja była zaakceptowana i kiedy.

Sprawdź, czy Twoja umowa powierzenia zawiera wszystkie elementy art. 28

Każde wymagane postanowienie z cytatem albo oznaczone jako brakujące.

Najczęstsze pytania

Czy umowa powierzenia może być zawarta mailowo lub online?

Tak. Art. 28 ust. 9 RODO dopuszcza formę elektroniczną; ważne, by treść była utrwalona i obejmowała wszystkie elementy z art. 28 ust. 3.

Czy umowa powierzenia wymaga podpisu kwalifikowanego?

Nie. RODO wymaga formy pisemnej, w tym elektronicznej, ale nie określa rodzaju podpisu.

Czy wystarczy zapis w regulaminie?

Tak, jeżeli regulamin wiąże obie strony i zawiera wszystkie elementy wymagane przez art. 28 ust. 3 RODO.

Podstawa prawna

Krótki poradnik ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. KROTKA nie świadczy pomocy prawnej.

Inne krótkie poradniki